¿Qué es un sistema de gestión documental?
Un sistema de gestión documental o DMS (por su sigla en inglés, Document Management System) es un programa que permite administrar y almacenar de forma digital todos los documentos de una empresa de forma centralizada y ordenada. Se trata de una herramienta muy útil que permite a las empresas ser más productivas y optimizar sus procesos, gracias al fácil acceso a todos los documentos que se necesitan en cualquier momento.
Se trata de un sistema de organización de archivos y carpetas que permite compartir ficheros de una misma organización entre diferentes departamentos o grupos de trabajo. Gracias a la gestión del flujo de trabajo, a la digitalización de los documentos y a un amplio sistema de permisos, la seguridad, la privacidad y la accesibilidad de los documentos están garantizadas.
Principales funciones de la gestión documental
Con el objetivo de garantizar el orden y el control de todos los documentos de una empresa, el software de gestión documental incluye una serie de funcionalidades para facilitar la tarea. Estas son las más destacadas:
Digitalización de documentos
Una de las principales funciones de un sistema de gestión de documentos digitalesl es su capacidad para transformar documentos de papel a digital con el objetivo de asegurar su accesibilidad y conservación.
Gestión de las políticas para la creación de documentos
Las herramientas de gestión documental incluyen funciones para definir las reglas que deben seguirse a la hora de crear nuevos documentos. Esto favorece a que el sistema esté siempre organizado a medida que va creciendo.
Optimización de procesos empresariales
Dispone de una lógica sencilla y fácil de entender para cualquier persona. Gracias a un completo sistema de búsqueda, encontrar y ordenar documentos es realmente sencillo y rápido.
Optimización del sistema
Documentos duplicados, carpetas o archivos vacíos, pérdida de documentos… La gestión documental digital es capaz de resolver este tipo de problemas de una manera eficiente, con el objetivo de optimizar al máximo el sistema de ficheros.
Disponibilidad de los documentos
Un programa de gestión documental vela porque los documentos estén accesibles de forma inmediata en cualquier momento.
Conservación de documentos
A diferencia de los documentos en papel, la conservación de la información de una empresa está 100 % garantizada, ya que se trata de sistemas realmente seguros y estables.
Privacidad de datos
Incluye medidas de protección y privacidad de datos actualizadas a la ley vigente. Además, gracias a la gestión de permisos, los usuarios solo tendrán acceso a los documentos que necesitan.
Ventajas de las herramientas de gestión documental
El uso de un software de gestión documental proporciona a las empresas grandes ventajas, sobre todo si lo comparamos con los sistemas de gestión tradicionales o incluso con la situación de no disponer de esta herramienta dentro de un entorno laboral digitalizado. Algunas de las ventajas más evidentes son:
-
Ahorro de tiempo: gracias a un orden perfecto de nuestros documentos será muy fácil encontrar cualquier información que necesitemos. Además, gracias al completo buscador que incorporan, podremos encontrar la información almacenada de una forma muy rápida.
-
Accesibilidad: los documentos que necesitamos están siempre disponibles. Además, si elegimos un sistema de gestión documental en la nube, estarán accesibles desde cualquier lugar del mundo.
-
Fácil gestión: gestionar un gran sistema de ficheros puede convertirse en una tarea muy dura sin el sistema adecuado. Utilizando un sistema de gestión de documentos nos aseguramos de que el orden y la integridad se mantengan siempre, sea cual sea su tamaño.
-
Productividad: el ahorro de tiempo se transforma de forma directa en una mayor productividad de los empleados, que son capaces de encontrar la información que necesitan en cada momento sin perder tiempo.
-
Seguridad: los datos e informaciones de una empresa se encuentran en un entorno seguro al que solo puede acceder el personal autorizado, evitando así posibles fugas de información y teniendo bajo control todos los accesos autorizados.
-
Competitividad: todas las ventajas anteriores aumentan la competitividad general de una empresa en el mercado, pues cada vez más empresas de todos los sectores utilizan este tipo de herramientas, por lo que hacerle frente sin hacer uso de estas es casi imposible.
¿Cómo elegir la mejor herramienta de gestión documental para tu empresa?
Para elegir el mejor sistema de gestión documental hemos de centrarnos en las características básicas que deben satisfacer este tipo de herramientas. Desde nuestro punto de vista, estas son:
Capacidad de almacenamiento
Debemos asegurarnos de que siempre disponemos del suficiente espacio para almacenar nuestros documentos, así como si otorga la flexibilidad para ampliar o reducir dicha capacidad según las necesidades.
Facilidad de uso
Cualquier sistema de gestión documental debe proporcionar un entorno fácil de usar, con una grata experiencia de usuario y una curva de aprendizaje poco pronunciada.
Búsqueda y recuperación de información
De nada sirve tener nuestros documentos bien ordenados si no podemos recuperar la información de una forma sencilla y rápida. La búsqueda de información/documentos debe ser también eficaz, proporcionando los resultados que esperamos en cada búsqueda.
Velocidad del sistema
En la actualidad, cualquier software debe funcionar de una forma fluida y sin tiempos de carga excesivos. El objetivo es mejorar el rendimiento, pero conseguiremos todo lo contrario si nuestro sistema de gestión de documentos es lento.
En la nube
Para asegurar una accesibilidad 24/7/365, elige un sistema de gestión de documentos alojado en la nube y que ofrezca copias de seguridad regulares. Tendrás acceso a tus documentos desde cualquier lugar.
Tiempo de implantación
El tiempo de implantación debe ser lo más reducido posible, aunque esto dependerá también del estado y las características de cada empresa. Además, debe interferir lo mínimo posible en la actividad diaria de los empleados.
Mantenimiento
Un buen sistema de gestión de documentos y archivos debe tener un fácil mantenimiento, así como recibir actualizaciones de todo tipo de forma constante. También es importante saber si el soporte técnico es capaz de resolver dudas y problemas de una forma rápida y eficiente.
Rentabilidad/presupuesto
Obviamente, el coste de la herramienta es muy importante, aunque es vital que tengamos en cuenta la rentabilidad a medio y largo plazo. Lo barato puede salir caro y a la inversa, así que debemos mantener una visión global y no descartar una herramienta por su coste inicial.
En Software Selección te ayudamos a seleccionar la solución de gestión documental que se adapte a tus necesidades
Contar con un sistema de gestión documental adecuado es clave para optimizar el flujo de trabajo, garantizar la seguridad de la información y mejorar la productividad de tu empresa. En Software Selección, te ayudamos a elegir la herramienta que mejor se ajuste a tus requerimientos, teniendo en cuenta aspectos como la facilidad de uso, la capacidad de almacenamiento y el soporte técnico. Confía en nosotros para encontrar la solución perfecta para tu negocio.
