Pixelware Legal Scan

Pixelware Legal Scan es un software que tiene como función principal destruir todas las facturas de papel y conservarlas en formato electrónico con plena validez fiscal y legal, esto es posible gracias al uso de un software homologado por la AEAT que permite, digitalizar las facturas en papel, conservarlas en formato digital con todo el valor jurídico y legal, y así poder destruir su soporte original.

Hoy en día, la gran mayoría de las facturas recibidas por una organización tiene formato papel. Su gestión es complicada y el original de estas facturas ha de conservarse durante un periodo de tiempo determinado.

Actualmente, la tecnología posibilita que se puedan digitalizar las facturas para su archivo y consulta remota, y mediante técnicas de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) se extraigan los datos para su procesamiento electrónico.

Además, la legislación ha dado un gran paso (Resolución de 24 de octubre de 2007 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria) y ahora permite la destrucción de las facturas recibidas en papel si, previamente, se ha realizado un proceso de digitalización certificada que obtiene copias digitales firmadas electrónicamente.

El sistema Pixelware Legal Scan automatiza el proceso de digitalización, permitiendo la captura de facturas de una o varias páginas, siendo capaz de distinguir de forma automática cuándo pasamos al siguiente documento. La solución ha sido abierta para permitir, de forma adicional, la ingesta y clasificación de cualquier tipo de documentos (cartas, ofertas, albaranes, pedidos, etc.).

En una acción ininterrumpida, el sistema genera un archivo digital en formato PDF/A, introduce los campos de homologación requeridos por la Agencia Tributara, incluye un sello de tiempo y firma digitalmente el documento.

El documento, una vez en formato electrónico, es reconocido mediante técnicas de OCR, lo cual ayuda al usuario en la indexación de la factura según los campos requeridos en los libros de IVA.

Para facilitar la inserción de los datos que identifican al emisor y al receptor de las facturas, la aplicación Pixelware Legal Scan permite que se definan tablas auxiliares con los valores a rellenar de forma automática (razón social, NIF, forma de pago, etc.).

La información indexada se clasifica en torno a una gestión documental, cuya estructura jerárquica se configura según las necesidades de la organización; esta información permanece centralizada y accesible para su consulta mediante funcionalidades avanzadas de búsqueda y filtrado sobre el árbol de clasificación de las facturas. El sistema Pixelware Legal Scan genera periodos tributarios a partir de las facturas digitalizadas, proporcionando informes con los detalles de la acción (fecha de inicio y fin del periodo, resumen de cuotas impositivas, total facturado, etc.). Estos periodos tributarios son firmados y almacenados, quedando a disposición de los usuarios para su consulta (solo lectura) o exportación a CD o a fichero plano.

La solución Pixelware Legal Scan cuenta con una serie de funcionalidades orientadas a la calidad y seguridad:

• Para cubrir los parámetros de calidad mínimos exigidos, el sistema detecta y avisa al usuario en el caso de que el dispositivo no cumpla con los requisitos de la digitalización.
• El sistema ofrece la posibilidad de realizar, periódicamente, copias de seguridad que el usuario puede guardar en un dispositivo de almacenamiento.
• Todas las acciones realizadas, desde los distintos puestos, quedan registras con la fecha y la hora, así como con las iniciales del usuario que realizó la acción.

Pixelware Legal Scan es un software que supone un importante avance en la gestión de las facturas y el control de la información, consiguiendo, a muy corto plazo, un ahorro de costes, espacio y recursos; se mejora el almacenamiento de las facturas así como su localización, acceso y disponibilidad simultánea para múltiples personas, proporcionando funcionalidades que ninguna otra herramienta del mercado dispone