Gestión Documental eFlex

Software Gestión documental eFlex es una innovadora herramienta de Digitalización y Administración Inteligente de Documentos.

Ventajas de Gestión Documental eFlex:

Rápido acceso a la información   

En muy poco tiempo y desde su ordenador puede acceder al documento que necesita, a través de su Buscador Inteligente. Ofrece la visualización de documentos en simultáneo por varias personas.

Tiene la posibilidad de agregar anotaciones al documento sin modificar el original.  

La oficina sin papeles  

Evita ocupar espacio, medios y otros recursos en el almacenamiento de archivos. Centraliza y distribuye la información de acuerdo con sus necesidades. Obtiene un sistema de respaldo de toda la información almacenada. Integración con otras aplicaciones   Los procesos de catalogación y de búsqueda están disponibles como librerías con interfaz COM, de forma de poder ser utilizados con sus funciones asociadas desde otras aplicaciones.   

Descripción del Producto  

Captura de documentos  

La captura de documentos es el primer paso en el proceso de digitalización de la información. eFlex Documental permite digitalizar documentos, de una o varias páginas, de forma intuitiva y rápida.  

El proceso de captura y digitalización es parte integrante de eFlex Documental; de este modo el usuario, desde el mismo software, puede controlar todo el proceso de incorporación de documentos de modo intuitivo, rápido y uniforme. Facilita el control de resolución, tipo de imagen y los parámetros propios de cada escáner (por ejemplo opción doble faz y alimentador automático para aquellos equipos que lo soportan). Define documentos simples o multipágina. Ofrece la posibilidad de preseleccionar el área de escaneo y previsualizar el documento escaneado. Permite guardar los documentos digitalizados en una gran variedad de formatos de imagen (TIF, JPG, PDF, PCX, BMP, etc.) eFlex Documental tiene la capacidad de digitalizar documentos con cualquier tipo de escáner ya que la interfaz Twain le asegura compatibilidad universal. Conversión de imagenes en texto   Durante el escaneo de los documentos, eFlex Documental ejecuta un proceso de Reconocimiento Optico de Caracteres (OCR) que convierte las imágenes en textos, permitiendo que sean editados desde cualquier procesador de textos.  

Organización y catalogación de los documentos  

Ordenar los documentos es el paso fundamental que luego permitirá encontrarlos sin esfuerzo. eFlex Documental hace fácil tener toda la información ordenada y clasificada.   Los documentos permiten dos métodos de catalogación: por ubicación en carpetas lógicas y por asociación de datos definibles o perfiles. Se pueden catalogar documentos originados en papel y digitalizados, así como documentos electrónicos tales como archivos Word, Excel, PDF, Access, HTML, imágenes, archivos de audio, video, etc.

La catalogación por carpetas lógicas permite armar un árbol de carpetas que reproduzca cualquier situación de ordenamiento: departamentos, cuentas, períodos, armarios, estantes, etc., y modificarlo cada vez que sea necesario. Simplemente marcando y arrastrando (drag & drop) el archivo elegido, el usuario ubica el documento en la carpeta deseada y éste ya quedará catalogado, pudiendo modificar su ubicación con la misma facilidad. También permite asociar datos definibles a cada documento y aprovechar las poderosas herramientas de búsqueda de eFlex Documental. Se pueden asociar datos de distinto tipo: alfanuméricos, numéricos, fechas, horas y tablas internas y externas, y agruparlos en perfiles de acuerdo con el tipo de documento a catalogar. Así, permite asociar datos tales como: orden de entrada, fecha de facturación, categoría de importancia, fecha de vencimiento, etc. eFlex Documental ofrece catalogación masiva para acelerar este proceso. eFlex Documental se integra a cualquier aplicación que maneja fuentes de datos ODBC, pudiendo utilizar los datos de estos sistemas para catalogar los documentos almacenados. Por ejemplo la tabla de legajos de su sistema de RR. HH. o la tabla de proveedores de su ERP. Un mismo documento puede ser catalogado de más de una forma, permitiendo satisfacer diferentes necesidades de agrupación y búsqueda. Indexación   eFlex Documental permite realizar la búsqueda de documentos por su contenido, previa indexación de los mismos. Esta funcionalidad le otorga precisión a las búsquedas, rapidez en la respuesta y reduce sensiblemente el esfuerzo para acceder a la información requerida.   eFlex Documental indexa los documentos catalogados por su contenido. También realiza la indexación automática por los datos asignados en los perfiles.