¿Qué es BPM software?

Un software BPM, o software de Business Process Management, es una herramienta digital que permite gestionar el flujo de trabajo de los procesos de una empresa, dirigiendo su curso desde el inicio hasta el fin. Este tipo de software permite desarrollar guías de proyecto utilizando metodologías ágiles, las cuales tienen su origen en la empresa de automóviles Toyota allá por los años 80.

El software de gestión BPM permite mejorar la visibilidad y el control de los procesos de negocio de una manera muy visual y amigable, centrando sus herramientas en las personas. Gracias a ello, los procesos de una empresa se pueden mejorar constantemente, ya que se sabe, con detalle, cómo funciona todo. A partir de este conocimiento detallado, los procesos empresariales se pueden automatizar de manera parcial o total. 

¿Para qué sirve un Business Process Management BPM software?

Un software BPM basa su estrategia en un conjunto de herramientas que permiten construir aplicaciones BPM de una forma realmente visual y sencilla. Utilizando una poderosa herramienta, denominadas comúnmente como BPMN tools (por su sigla en inglés, Business Process Model and Notation), se pueden crear una infinidad de diagramas de gestión de procesos que permiten detallar cada paso que se realiza en cada uno de ellos. 

Los softwares BPM permiten no solo gestionar procesos de forma individual, sino que también permiten crear mapas para relacionar los diferentes procesos de una empresa. Todo esto con el objetivo de dar la información necesaria a los directivos, que podrán ver cómo pueden optimizar el funcionamiento de su organización, así como mejorar la toma de decisiones. 

Herramientas de un BPM software

Las BPM tools incluidas en un software BPM permiten, principalmente, diseñar, gestionar y monitorizar los procesos de una empresa. Los principales componentes de este tipo de software empresarial son:

• Herramienta de business process modeling: es la herramienta principal, la que permite modelar los procesos de negocio siguiendo un conjunto de normas o reglas. Se puede incluir cualquier proceso, ya sea ejecutado por una persona (manual) o por un sistema tecnológico (automático). Para dibujar los diagramas de flujo se utiliza BPMN, un sistema de notación gráfica estandarizado.

• Motor de reglas de negocio: permite construir un catálogo de reglas para que los enrutamientos complejos se puedan parametrizar de forma uniforme en cualquier proceso a modelar.

• Simulador de proceso de negocio: permite simular los procesos de negocio con el objetivo de medir su eficiencia y encontrar mejoras. Esta herramienta permite medir el tiempo que cada sistema o persona tarda en completar un proceso, así como cuál es el coste medio.

• Motor de procesos de negocio: es el componente encargado de entender los diagramas BPMN y ejecutar los procesos de negocio.

Ventajas de un programa BPM

Las empresas que implementan un tipo de software de diseño de procesos pueden obtener una increíble serie de ventajas a medio y largo plazo.

Ahorro de tiempo

La mayor ventaja de un software BPM es el ahorro de tiempo, que se logra gracias a la optimización constante de los procesos manuales y automáticos de una empresa, como las tareas repetitivas que anteriormente tenían que hacerse de forma manual.

Reduce costes

A pesar de que este tipo de softwares tienen un coste considerable, el ROI (retorno de la inversión) es muy alto debido al uso óptimo que se hace de los recursos.  

Aumenta la productividad

La productividad de los empleados aumenta hasta en un 85 % gracias al exhaustivo conocimiento de los procesos a ejecutar en cada momento y a la posibilidad de automatizarlos total o parcialmente. 

Automatización de procesos

En la actualidad, el objetivo de cualquier empresa es automatizar la mayor cantidad posible de procesos con el objetivo de ser más competitivos en el mercado. Esto tan solo puede conseguirse si se conocen los procesos propios de una forma muy detallada, algo que los softwares BPM permiten gracias al diseño de los flujos de trabajo.

Mejora la toma de decisiones

La información obtenida gracias al diseño de los procesos de negocio es muy útil a la hora de tomar decisiones que afecten al funcionamiento de dichos procesos, ya que tenemos datos reales de tiempo y coste, con los que incluso podemos hacer test A/B con el objetivo de optimizar los procesos al máximo.

Clientes satisfechos

El conocimiento proporcionado por el análisis y la medición de los procesos de negocio permite una optimización máxima. El último beneficiado de todas estas mejoras es el cliente, puesto que al final obtiene una mejor experiencia de servicio / compra. 

Cómo elegir un BPM software

En la actualidad, existen un gran número de softwares BPM en el mercado. Para elegir el más adecuado, deberemos valorar los siguientes aspectos: 

• Identifica y documenta tus procesos de negocio actuales: antes de ponerte a mirar las diferentes opciones, identifica los procesos que quieres optimizar o automatizar. Debería haber, al menos, entre 3 y 5 procesos prioritarios. Determina sus características importantes, incluyendo cualquier integración o conexión de sistemas necesaria.

• Crea tu lista de criterios técnicos: los criterios técnicos de tu organización deben basarse en las necesidades de tus procesos y no en una lista común de características.

• Coste de la implementación: ten en cuenta el coste total de la implementación, no solo monetario, sino también de tiempo. 

• Encuentra candidatos: el número exacto de candidatos dependerá de los recursos de la organización. Por lo general, deberías identificar, al menos, cinco posibles proveedores en función de tus criterios.

• Opiniones: busca en Google diferentes opiniones de otras empresas acerca de los softwares que has preseleccionado, ya que estas aportarán un punto de vista diferente al oficial. 

• Soporte: es muy importante que el tipo de software elegido tenga un equipo de soporte eficaz, que sea capaz de resolver tus dudas de una forma ágil y certera.

Encuentra el mejor software BPM para tu empresa

Elegir el software BPM adecuado es una decisión clave para mejorar la eficiencia y competitividad de tu empresa. Con las herramientas correctas, puedes optimizar procesos, reducir costes, y mejorar la toma de decisiones, lo que a su vez te permitirá ofrecer un mejor servicio a tus clientes. No importa el tamaño de tu empresa, un software BPM bien implementado puede marcar la diferencia en tus resultados operativos.

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