¿Qué es un sistema PMS?

Un programa para hoteles, también conocido como gestor PMS o Property Management System, es un tipo de hotel manager software desarrollado específicamente para gestionar todos los aspectos relacionados con un hotel desde un solo lugar. Entre sus funcionalidades se incluyen una serie de herramientas que permiten realizar una gestión eficiente, productiva y sin errores. Esto es algo muy importante en este sector, ya que cualquier fallo en la planificación puede afectar de forma muy negativa a los clientes y, por lo tanto, a la imagen del negocio.

Un sistema gestor PMS para hotel permite manejar desde las reservas o el proceso de check-in hasta el acceso a las habitaciones, la gestión del almacén o la limpieza, entre muchas otras funciones. Además de incluir funciones de gestión, muchos de estos programas también proporcionan informes en tiempo real con datos históricos, lo que permite medir el éxito de nuestras acciones y mejorar la toma de decisiones. 

¿Cómo funciona un PMS?

Un PMS hotelero es una herramienta imprescindible para los negocios del sector turístico, puesto que, gracias a las funciones que incluye, la competitividad de los empleados y la gestión general de un hotel aumentan notablemente. Esto impacta directamente en la satisfacción de los clientes e indirectamente en el prestigio y la rentabilidad del hotel. 

Algunas de las funcionalidades más interesantes que incluye un PMS:

Gestión de reservas

Reservas Check-in, check-out, sistema de reservas online integrado con plataformas como Booking, cancelaciones, lista de espera, etc. Los sistemas de gestión PMS incluyen las herramientas necesarias para digitalizar completamente todo lo relacionado con las reservas de un hotel, reduciendo a su mínima expresión los errores humanos. También pueden integrarse con un motor de reservas que facilita las reservas directas desde el sitio web del hotel o canales de reserva externos.

Fichas de cliente

El registro de los huéspedes se hace en una base de datos completamente optimizada y segura. Además de crear un perfil básico para cada uno de ellos, también se pueden registrar todo tipo de datos con el objetivo de personalizar los servicios que se ofrecen, así como utilizarlos para acciones de marketing. 

Estado de las habitaciones

Los PMS hotel también permiten automatizar el registro del estado de cada una de las habitaciones disponibles, desde ocupada, liberada o bloqueada hasta limpieza realizada, averías o los consumos relacionados. 

Caja y pagos

Un buen software hotelero también incluye un servicio de punto de venta que permite gestionar fácilmente todos los pagos, así como el control de los cargos extra (minibar, parking, camas adicionales, etc.). Es posible conocer también el estado del pago de una habitación en concreto, gestionar el método de pago o conocer el tipo de cambio en el caso de los clientes extranjeros. 

Almacén y stock

Además de poder gestionar un hotel y todas sus características, un PMS también permite manejar otras relacionadas, como, por ejemplo, el manejo del material de las habitaciones o llevar el control del stock del restaurante o del bar. De esta forma, todos los datos relacionados con la gestión del hotel están centralizados en un solo lugar, con todos los beneficios que esto conlleva.

Limpieza

Sin duda, esta es una de las tareas más importantes dentro de un hotel. Un PMS hotelero permite tener bajo control qué habitaciones están limpias, cuáles aún no lo están o si es necesario realizar tareas de mantenimiento. También permiten asignar las distintas habitaciones o plantas a los empleados, controlar los horarios e, incluso, optimizar todo el proceso gracias a los informes generados a partir de los datos recogidos.

Ventajas de los softwares PMS para hotel

La principal ventaja de los softwares PMS es que optimizan, mejoran y aumentan el rendimiento de la gestión de un hotel. Desglosemos esta afirmación para conocer en detalle lo que implica cada aspecto:

Optimiza la gestión de reservas

Un PMS de hotel es una herramienta ideal para gestionar de manera sencilla las reservas, algo imprescindible para este tipo de negocios. Además, muchos softwares PMS permiten conectar tus datos locales con tus datos online, ya sea con tu propio sitio web o con canales de distribución  para reservas online como Booking, Kayak o similares. Este tipo de sistemas es fundamental para cadenas hoteleras que requieren una gestión unificada de operaciones diarias a través de varios canales de reserva.

Agiliza la gestión general

Un software hotelero agiliza la gestión de todos los aspectos de un hotel. Además, gracias a que están centralizados, los datos se actualizan de forma automática e instantánea. En definitiva, como facilita la gestión de todos los aspectos de un hotel, el rendimiento y la eficiencia operativa  aumentan. 

Mejora la toma de decisiones

Todos los datos almacenados en el software PMS se pueden utilizar para generar informes muy útiles y visuales. De esta forma, la toma de decisiones se podrá hacer teniendo en cuenta datos reales y exactos. Esto, indudablemente, aumentará el porcentaje de acierto sobre las decisiones que se toman. 

Evita errores desagradables

Buscar una reserva que no aparece por ningún lado es un gran problema, tanto para el hotel como para los clientes. Un software de gestión hotelera permite minimizar este y otros errores gracias a la automatización y digitalización de los datos.

Aumenta la satisfacción del cliente

El gran beneficiario de todas las ventajas que aporta el programa de gestión hotelera es el cliente. Una buena gestión repercute directamente en el servicio ofrecido a los huéspedes, ya que el sistema de gestión hotelera permite construir una estrategia de negocio centrada en el cliente.

Utilizar un PMS hotelero aumenta la satisfacción de los clientes, haciendo que vuelvan en otra ocasión, recomienden tu establecimiento a sus allegados y dejen buenos comentarios en internet. Todo ello repercutirá positivamente en la imagen de tu negocio y hará que aumente la facturación. Como ves, invertir en un software de gestión PMS es una gran idea. 

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