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Software Inventario y Almacenes (SGA)

¿Qué es?

El Sistema de Gestión de almacén es un programa informático que permite manejar todos los procesos relacionados con la actividad de un almacén de una forma organizada, sencilla y productiva. 

Las funciones de un software SGA cubren las operaciones más habituales de un almacén al uso, ya que permiten gestionar desde la entrada de mercancías y materias primas, o la gestión del stock, hasta la preparación de pedidos o la salida de estos a reparto.

 

 

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¿Cómo funciona un SGA?

Un sistema de gestión de almacenes puede formar parte de un software mayor, como puede ser un ERP, o puede tratarse de un sistema totalmente independiente. De cualquier manera, un SGA utiliza una base de datos para almacenar todos los datos de las operaciones que se realizan diariamente en un almacén.

Para que esto funcione, todos los productos y ubicaciones del almacén deben estar identificados con un código de barras o etiquetas RFID único. Los trabajadores de un almacén podrán leer dicho código o etiqueta utilizando una pistola lectora, que transmitirá la información al SGA de manera automática, algo conocido comúnmente como picking. 

A través del picking, los SGA son capaces de gestionar la ubicación de cada una de las mercancías de un almacén de forma sencilla y rápida, mejorando la productividad de los empleados y haciendo que organizar grandes almacenes sea mucho más sencillo. 

                                                                                   

¿Qué características debe tener un sistema de gestión de almacén?

Los actuales software SGA permiten manejar de forma intuitiva todos los procesos relacionados con la actividad diaria de un almacén. A continuación, podrás ver las principales funcionalidades que suelen incluir los sistemas de gestión de almacenes.

Recepción y devolución

Un buen software SGA debe incluir funciones que permitan manejar la recepción y la devolución de mercancías de una forma sencilla y centrada en la productividad. A grandes rasgos, debe cubrir estas tres operaciones:

  • Recepción y devolución de mercancía: permite registrar las características y atributos logísticos de las mercancías recibidas sea cual sea su estado. Además, también permite gestionar las devoluciones mediante un proceso de bloqueo, revisión y reubicación a la zona del almacén correspondiente.

  • Captura de datos logísticos: cuando se recibe la mercancía, el sistema de almacenes SGA registra toda la información necesaria y se añaden los distintos productos a stock.

  • Etiquetado: una vez registradas sus características y añadido a stock, el SGA genera una etiqueta de identificación única, algo fundamental para gestionar su ubicación, preparar pedidos y reducir los errores de manipulación a su mínima expresión.

Gestión de ubicaciones y reaprovisionamiento

Los software gestión de almacén permiten ubicar la mercancía de forma automatizada y óptima, pues es el propio programa el que se encarga de la logística en almacenes, calculando la ocupación del almacén con el objetivo de optimizar al máximo la preparación de pedidos. 

  • Proceso de ubicación: mediante reglas definidas, el SGA sugiere la ubicación perfecta para cada tipo de mercancía, aunque también se puede indicar manualmente. 

  • Gestión de ubicaciones: calcula el volumen de saturación del almacén por zonas y sugiere reubicaciones para mejorar el tiempo de preparación de los pedidos.

  • Reaprovisionamiento de almacenes internos: permite realizar la gestión de pedidos para el reaprovisionamiento de otros almacenes, teniendo en cuenta el stock de cada uno de ellos. 

Gestión de stocks

Un SGA permite gestionar la logística de almacenes controlando su stock de forma eficiente y optimizada. Gracias a este sistema podremos saber en todo momento cuál es la cantidad de stock de cada producto, donde están ubicados o realizar un recuento del inventario. También permite consultar los datos relativos a pérdidas, bloqueos, reservas, roturas… Además, permite realizar el cálculo de rotación de artículos de una manera muy eficiente.

Preparación de pedidos (picking), cross-docking y acondicionamiento

Un sistema de gestión de almacén también incluye funciones de salida de mercancía. Destacan:

  • Preparación de pedidos: gracias al sistema de picking y el conocimiento exacto de las ubicaciones, los empleados podrán preparar los pedidos de los clientes de una forma óptima.

  • Cross-docking: también permite gestionar los pedidos en los que la mercancía se distribuye directamente al cliente, sin necesidad de pasar por almacén.

  • Acondicionamiento: sugerencia de mosaicos, etiquetado, gestión de embalajes, etc.

Planificación

Un buen programa de SGA debe automatizar y gestionar la planificación de todas las operaciones de entrada y salida de un almacén. Programación de expediciones y recepciones, ocupación de la playa, reasignación de muelles, saturación de operarios… En definitiva, este sistema gestor debe facilitar la planificación de todas las operaciones típicas de un almacén.

Expediciones, cargas y rutas

Un SGA también permite gestionar los procesos relacionados con la carga y expedición de mercancías. Desde el propio programa, podemos generar toda la documentación necesaria para los transportistas, así como diseñar y calcular las rutas de forma optimizada gracias a complejos algoritmos. 

Además, permite crear todas las órdenes de expedición, controlar la carga y descarga de los camiones, actualizar el stock a partir de los pedidos preparados y gestionar la asignación de pedidos a muelles, entre otras funciones. 

¿Qué ventajas aporta un programa de gestión de almacén? 

 

  • Información en tiempo real: la implementación de un SGA permite conocer el estado de todas las operaciones de un almacén en tiempo real y de forma automatizada.

  • Reducción de errores: la mejora de la coordinación y el sistema de identificación único ayudan a reducir los errores humanos a su mínima expresión.

  • Mejora de la productividad: gracias a los sistemas SGA la productividad de los empleados aumenta notablemente, ya que facilita muchísimo todas las operaciones, desde la recepción hasta la salida. 

  • Reducción de costes: el ROI de los sistemas SGA es increíble. La optimización de todos los procesos evita el sobre-stock, reduce las devoluciones, optimiza el tiempo de preparación de pedidos y de las entregas… En definitiva, mejora el rendimiento general de un almacén.

  • Mejora la toma de decisiones: los software SGA generan informes y estadísticas a partir de los datos recogidos, lo que permite una toma de decisiones basada en número reales.