Los sistemas ERP en la nube ofrecen flexibilidad, seguridad y reducción de costes. Descubre por qué cada vez más negocios se pasan al Cloud.
La informática basada en la nube permite a las empresas acceder a aplicaciones de software que se ejecutan en recursos informáticos compartidos (por ejemplo, potencia de procesamiento, memoria y almacenamiento en disco) a través de Internet. Estos recursos informáticos se mantienen en centros de datos remotos dedicados a alojar varias aplicaciones en múltiples plataformas.
Los sistemas ERP en la nube son, en términos simples, herramientas software que permiten acceder a toda la funcionalidad de un software ERP a través de Internet. Es decir, que es posible acceder a las aplicaciones críticas de negocio en cualquier momento y cualquier lugar. Y, generalmente, tienen unos costes iniciales de acceso a la tecnología mucho más bajos.
Aunque a nivel técnico la única diferencia entre sistemas ERP en la nube y los tradicionales instalados en la infraestructura local del cliente es dónde se aloja el software, existen otras diferencias significativas que te contamos a continuación.
El Cloud aporta beneficios a cualquier empresa, pero de forma particularmente eficaz a pequeñas y medianas empresas porque hace posible el acceso a tecnología con funcionalidad completa a un precio razonable sin grandes inversiones iniciales en equipamiento y licencias de software. Además, trabajando con un proveedor de sistemas ERP en la nube que se ajuste a las necesidades de la empresa, cualquier negocio puede escalar rápidamente la capacidad de este tipo de software clave para las operaciones y productividad a medida que crece.
¿Qué beneficios aporta la computación en la nube al software ERP?
Como hemos comentado, los sistemas ERP en la nube permiten reducir los costes de muchas formas porque:
- Evitan los costes iniciales de toda la infraestructura informática, como el hardware y los servidores de datos
- Reducen drásticamente los costes asociados a mantenimiento y soporte técnico porque es el proveedor del software ERP quien lo realiza.
- Elimina el pago por adelantado de licencias de software o en altas cuotas frente a una tarifa mensual (la modalidad más frecuente en los últimos años es el pago de software como servicio o SaaS) lo que permite a las empresas disponer de una estructura de gasto más flexible y mayor liquidez para afrontar otros proyectos del negocio.
Sin embargo, la reducción de costes no es el único beneficio que obtienen las empresas que mudan sus herramientas ERP a la nube:
- Se optimizan los recursos empresariales ya que solo se paga por lo que se usa.
- Es posible implementar el software ERP mucho más rápido al no necesitar de una gran inversión inicial en equipamiento.
- Permiten ajustar la capacidad del software de forma rápida conforme las necesidades operacionales, informáticas o de almacenamiento de datos cambian. En la era digital, tener la flexibilidad para adaptar a las necesidades del negocio las herramientas críticas de negocio es clave.
- Seguridad de los datos respaldados por planes de recuperación y copias de seguridad que proveen empresas especializadas y con una infraestructura mucho mayor de lo que cualquier pequeña empresa puede tener en su servidor local.
- Actualizaciones permanentes. Los proveedores de sistemas ERP en la nube desarrollan de forma constante nuevas funcionalidades o mejoras del software que para una empresa de forma individual es muy costoso de mantener ya que no solo implica el desarrollo a medida sino realizar pruebas de usabilidad y testeos que pueden interrumpir la operación del negocio.
- Un mayor alcance y conectividad con otras aplicaciones. Desarrollar y mantener de forma aislada no solo es caro a nivel de costes. Para muchas empresas supone un alto coste de oportunidad al no poder integrarlo con otras aplicaciones que aportan valor al negocio. Los proveedores de software cloud de cualquier sector cada día más trabajan por crear sistemas integrables vía API REST (o cualquier otra vía interoperable) que permita a sus clientes tener soluciones integrales y no tener que trabajar con datos desactualizados o desconectados en silos.
- Alta disponibilidad y acceso: acceder al sistema desde cualquier lugar facilita la expansión geográfica de las empresas, ya que Internet es accesible en cualquier parte y no es necesario implementar software o instalar hardware en ubicaciones temotas.
Términos y expresiones que causan confusión alrededor de «la nube»
En torno a la tecnología basada en la nube se ha generado un glosario de términos y expresiones que pueden generar confusión. Aclaramos los principales conceptos.
Dentro de las formas de implementación de software asociadas a la nube, existen las siguientes opciones:
- On Premise: la empresa es responsable de la infraestructura física – software, hardware, comunicaciones, software en los dispositivos–, así como de la implementación, el soporte y las actualizaciones. Es un modelo que no presenta grandes diferencias con los desarrollos tradicionales.
- Hosted: el proveedor del hosting o alojamiento web adquiere una licencia para el software y gestiona la mayoría o la totalidad de la infraestructura y la implementación del software. En este modelo, el proveedor del hosting puede ser una empresa diferente, o una división o departamento de la propia empresa contratante. Es un modelo intermedio en el que la empresa aún asume muchas responsabilidades.
- Software as a Service (SaaS): es el modelo de mayor repercusión en el mercado actualmente. La empresa accede a un software pagando una suscripción. Por esta cantidad fija, accede al servicio y no está sujeta al pago por actualizaciones o derechos de propiedad intelectual sobre el software.
En este último modelo, el proveedor del servicio puede utilizar una nube pública para el alojamiento. Veamos cuáles son los tipos de nube y cuáles sus diferencias.
Básicamente encontramos tres tipos de nube:
- Privada: como su nombre indica, es un espacio de almacenamiento privado, mantenido por el proveedor del software.
- Pública: es propiedad de una empresa de TI, que además proporciona el hardware, la seguridad y el soporte. Algunos ejemplos de empresas de TI que proporcionan alojamiento en nube pública son IBM, Microsoft y Amazon.
- Hibrida: se trata de un enfoque combinado de servicios de nube pública local, en la nube privada y de terceros.
Finalmente, es preciso considerar las condiciones en que se comparte el software en la nube. Encontramos dos tipos:
- Multi-Tenancy (Tenencia múltiple): el proveedor del software de la nube tiene una única versión del software en un servidor y lo alquila a diferentes usuarios de forma simultánea.
- Single-Tenancy (arrendamiento único): cada usuario tiene su propia aplicación y su propia base de datos.
Por supuesto, la tenencia múltiple reduce costes para el usuario.
Características comunes del software ERP Cloud
Los sistemas ERP en la nube incluyen las mismas funcionalidades que las soluciones ERP locales, como las siguientes:
- Gestión financiera: contabilidad y operaciones.
- Gestión comercial y de ventas: gestión de la relación con el cliente y CRM.
- Recursos humanos.
- Gestión de proyectos.
- Gestión de la cadena de suministro.
- Análisis e inteligencia de negocio con informes para mejorar la toma de decisiones.
- Gestión de calidad.
- Gestión documental.
- Cadena de producción, gestión del ciclo de vida del producto y de los recursos de fabricación.
- Gestión de inventarios y de almacén.
Además, el software ERP Cloud aporta algunas ventajas que también conviene tener en cuenta:
- Facilidad de uso. Debido a que a los sistemas ERP en la nube se accede a través de Internet, la interfaz de usuario tiene un aspecto similar al de una página web, por lo que suelen ser más intuitivos y ayudan a las empresas a reducir la resistencia al cambio de los empleados y reduce la inversión necesaria en formación a los empleados.
- Reducción de costes de personal que pueden aplicarse a otras áreas de negocio donde el personal técnico puede aportar valor. Debido a que el proveedor de software aloja y mantiene el software (realizando tareas de mantenimiento, actualizaciones y copias de seguridad), hay menos necesidad de invertir en un equipo técnico interno y su formación constante para mantener los sistemas.
- Focalización en el crecimiento del negocio. La mayor preocupación con un sistema basado en la nube es que se basa en una conexión a Internet fuerte y consistente. La tecnología impulsar al negocio para alcanzar sus objetivos y no convertirse en un lastre cada vez que se quiere poner en marcha una nueva iniciativa.
Si crees que tu negocio puede beneficiarse de los sistemas ERP en la nube pero aún tienes algunas dudas, contacta con uno de nuestros consultores expertos que te ayudará a resolverlas y conocer todos los detalles sobre cómo EKON puede ayudarte a optimizar y mejorar las operaciones críticas de tu negocio.