¿Cuáles son los softwares de gestión documental más completos?

Un software de gestión documental para simplificar tu trabajo es ahora posible. Empieza a digitalizar y gestionar todos y cada uno de los documentos que forman parte de tus tareas y funciones diarias. 

En una era tan tecnológica y digital como la actual, necesitamos ser lo más flexibles posible para adaptarnos a nuevas situaciones, retos o problemas que puedan surgir. 

Optimizar los procesos que llevas a cabo de forma diaria en tu compañía, así como automatizar tareas, desencadenará en un ahorro de tiempo que posteriormente podrá ser destinado a todas aquellas actividades que requieren de una mayor inversión temporal. 

 

¿Qué es un software de gestión documental?

Empecemos por el principio: ¿qué es realmente este sistema de gestión documental?

Se trata de un proceso mediante el cual los documentos de una compañía se almacenan, se organizan, se recuperan y, tal y como su nombre indica, se gestionan. 

 

Una correcta planificación de todos los documentos creados, enviados y recibidos en la compañía permitirá simplificar al máximo todos los procesos y facilitar la resolución de cualquier tipo de problemática que pueda surgir. 

Imagina que almacenas un archivo en formato PDF en uno de los ordenadores del departamento administrativo de la empresa. Seguidamente, recibes una factura electrónica relacionada con el archivo anterior, pero ahora en papel, y la archivas en una carpeta del departamento de compras. Por último, envías un comprobante de un pago que has realizado y lo guardas en una de las carpetas personales de tu ordenador portátil.

¿Qué crees que ocurriría si surgiese una problemática relacionada con estos tres documentos? Sí, tendrías que contactar con cada una de estas tres personas que poseen los documentos para que te lo facilitaran lo más pronto posible. Pero, ¿y si una de ellas ha terminado ya su turno? ¿Y si está de vacaciones?

En este caso el proceso de resolución del conflicto se alargaría en el tiempo.  Es por este motivo y por muchos más, que es altamente recomendable incorporar un software de gestión documental en tu compañía. 

Los documentos generados en papel podrán ser escaneados y añadidos posteriormente en el sistema. Por otro lado, los archivos ya digitalizados reposarán en el software, por lo que serás capaz de centralizar todos y cada uno de los documentos en una misma plataforma. 

¿Y qué formatos podré tener en el sistema? Te preguntarás. Será posible contar con archivos en formato PDF, documentos y/u hojas de cálculo, imágenes en JPG, PNG, etc.

 

Concluimos este apartado comentando que los software gestión documental nos permiten digitalizar documentos, automatizar y optimizar muchos de los procesos que se llevan a cabo de forma diaria en tu compañía. 

Beneficios de los programas de gestión documental

A continuación realizaremos un análisis de cada uno de los beneficios que puede proporcionar la implementación de un software de gestión documental en tu empresa.

Generalmente, también es posible otorgar accesos y / o permisos a los documentos que se encuentran en el sistema de gestión de la documentación jurídica y empresarial de una compañía. De este modo puedes asegurar la privacidad y confidencialidad de alguno de los archivos que integran el software.

Funcionalidades de los softwares de gestión de documentos

Por último, pasamos a la parte más interesante del artículo. ¿Cuáles son las funcionalidades que puede proporcionarte un sistema de estas características?

Funcionalidades
Creación de documentos online	Escanea los documentos y súbelos al sistema de gestión documental para llevar a cabo anotaciones, timings, firmas digitales, etc.
Almacenamiento de documentos	Serás capaz de centralizar todos los archivos en un mismo lugar, logrando así desarrollar planes de acción y / o consultar información rápidamente desde cualquier lugar y hora.
Firma digital	Firmar los documentos en cuestión de segundos para seguidamente enviarlos al destinatario será posible.
Indexación y búsqueda de documentos	Encuentra documentos y archivos en la base de datos del sistema mediante la incorporación de etiquetas y / o identificadores que permitan encontrarlos posteriormente.
Gestión digital de facturas	Un modo mucho más rápido y eficaz de gestionar una de las tareas que se llevan a cabo diariamente en la compañía. Ahorrarás tiempo y minimizarás el margen de error.
Migración de documentos	En este proceso también serás capaz de indexar todos y cada uno de los documentos que salgan del sistema. Es decir, podrás pasar archivos y / o documentos de un sistema a otro.
Automatización de los flujos de trabajo	Te proporcionará un elevado ahorro de tiempo y un control del estado a tiempo real de todos los documentos. Por ejemplo, si su estado es pendiente, pagado o recibido, entre otros.
Gestión de accesos	Lleva la confidencialidad y privacidad de tus archivos al siguiente nivel, gestionando en todo momento quién puede acceder a ellos.
Panel principal	Los software de gestión de documentos generalmente incluyen un panel central donde es posible encontrar nuevas notificaciones, ciertos updates, seguimientos, etc.
Control de versiones	Del mismo modo en que los documentos de Google Drive conservan todas las versiones anteriores, esta tipología de softwares permiten revisar versiones anteriores en el caso de que fuera necesario.
Anotaciones	Como si pegas un post-it en un documento en papel, podrás realizar anotaciones sin modificar el estado actual del archivo.

Ahora que ya conoces todos los beneficios de implementar un sistema de gestión documental podrás empezar a determinar cuál es el proveedor que ofrece las características que necesitas para despegar. Automatiza procesos, centraliza todos los documentos en un mismo lugar, ahorra costes, tiempo y minimiza el margen de error. 

Los mejores software de gestión documental

R2 Docuo

Presenta un software de gestión documental que podrás conectar con Microsoft 365 o sincronizar PDFs con SharePoint. Esta solución te permitirá automatizar procesos y revisar, intercambiar y firmar documentos.

Funcionalidades

¿Cuáles son las funcionalidades del software de gestión documental?

• Envío de correos electrónicos y mensajes SMS de forma automática. Podrás crear correos electrónicos y notificaciones automáticamente, a través de plantillas y enviarlas a tus clientes o a personas del equipo. Los podrá enviar de manera automática cuando una transición del Workflow se ejecute o cuando un documento se encuentre varios días en el mismo estado.
• Recogida de datos mediante formularios web. Podrás crear un formulario web personalizado con los campos que tú decidas y así, los usuarios y externos podrán completar los datos necesarios cuando llegue su turno en el proceso. Los usuarios tienen la capacidad de generar ofertas, tickets, solicitudeso cualquier otro workflow dentro de la organización.
• Generar y enviar documentos automáticamente. Ofrece la posibilidad de crear documentos de manera automática desde plantillas Microsoft Office, haciendo uso de metadatos del Workflow y adjuntándolos en formato PDF a tus emails automáticos. Podrás generar y enviar automáticamente documentos en solamente segundos, optimizando el tiempo.
• eSignature. Esta solución permite enviar contratos y acuerdos a los clientes, para que así puedan revisarlos y firmarlos a través de enlaces personalizados que pueden utilizar desde dispositivos móviles. Es totalmente válido y legal debido a la normativa europea elDAS.
• Control del proceso. Te permitirá tener un control de cada proceso de la empresa. Cada workflow mostrará de forma intuitiva en qué punto del proceso se encuentran los documentos, utilizando un código de colores por estado.
• Registro detallado. Gracias a esta solución podrás mantener una trazabilidad y control de cada proceso. Podrás mantener un registro detallado sobre cada documento y saber quién, cuándo, dónde y cómo han interactuado los usuarios con el documento y el flujo de trabajo. También, podrás monitorizar cuánto tiempo han pasado los clientes evaluando una oferta antes de tomar una decisión.
• Gestión de la comunicación. Podrás gestionar y priorizar la comunicación con clientes y terceros mediante comentarios, recordatorios de calendario, notificaciones y gestión de tareas sobre los archivos compartidos.

Beneficios

Además de estas funcionalidades, debido a la implementación de un software de gestión documental como este, obtendrás beneficios como:

Metodología Implantación y Equipo Consultoría 

Ofrece una demo gratuita de 15 minutos en la que podrás probar el software y preguntar al equipo de Docuo cualquier duda que pueda surgir y comentar tus necesidades.

Conclusión

Gracias a la implementación de R2 Docuo, podrás automatizar la gestión documental y optimizar los beneficios de tu empresa como la seguridad y la organización.

Kizeo

Kizeo es un software cloud que ofrece la posibilidad de recopilar datos y crear documentos o reportes digitales de forma sencilla y rápida. Además, permite la automatización de documentos recibidos o capturados y la generación de nuevos.

La utilización de Kizeo permitirá ganar tiempo, evitar errores y optimizar la eficiencia de la empresa.

Funcionalidades

Las funcionalidades que podemos encontrar en este software dependiendo del departamento son:

Recursos humanos (RRHH)

• Gestión de la documentación de empleados.
• Medición de rendimiento de los empleados.
• Administración de políticas de empresa.
• Gestión de nuevas incorporaciones de personal.
• Reporte de horas trabajadas.
• Gestión de vacaciones y ausencias laborales.

Finanzas

• Gestión de facturas.
• Guía de cargas.
• Gestión de formulario de pedidos.
• Gestión de órdenes de compra.

Logística

• Gestión de facturas.
• Listado de contenidos.
• Lista de empaque.
• Tickets de recogida.
• Gestión de embarques.
• Creación de formularios de llegada.
• Creación de formularios de entrega.
• Gestión de contratos con clientes.

Operaciones

• Gestión de partes de trabajo.
• Creación de reportes de calidad.
• Creación de incidentes.
• Generación de informes de ventas.

En general, gracias a la implementación de este software, podrás crear checklists, informes, formularios, inventarios de productos y generar albaranes, partes de trabajo, plantillas de cobros, etcétera.

Beneficios

Pero, ¿cuáles son los beneficios del uso de este software cloud?

• Centralización. Podrás centralizar y tener todos los datos recogidos en la plataforma y aplicación móvil (iOS y Android) en tiempo real y en la nube. Será importante contar con una solución que recoja todos los datos de los distintos departamentos de la empresa. 
• Optimización de la organización. Permite el planning y la asignación de trabajos a cada persona del equipo para así agilizar y mejorar la organización de los equipos.
• Vinculación con otros softwares. Ofrece la posibilidad de vincular de forma automática toda la información con software centrales de la empresa como ERPs o CRMs.
• Optimización de los distintos procesos y trabajos de la empresa. Gracias a la automatización y la gestión de archivos, captura de datos y generación de nuevos documentos, los procesos son agilizados. 
• Optimización del tiempo. Se optimizará el tiempo debido a la automatización de los procesos, focalizando así el esfuerzo en tareas importantes y evitando la introducción manual de información en el software.
• Detección de problemas o incidencias. Permite mandar correos automatizados al equipo o partes interesadas, con información de valor sobre problemas, incidencias o novedades. Además, a través de sistemas de trazabilidad, permite detectar rápidamente cualquier problema y plantear una acción para resolver la incidencia en el menor tiempo posible.

Metodología Implantación y Equipo Consultoría

Ofrece una prueba gratuita de 15 días y un test de autodiagnóstico para saber el nivel de digitalización de tu empresa y qué pasos seguir para mejorar. 

Además, Kizeo cuenta con profesionales que te podrán ayudar a través de correo electrónico con cualquier duda o necesidad que tengas.

Conclusión

Este software cloud es de gran utilidad para cualquier empresa o departamento que busque agilizar y digitalizar los distintos procesos de esta empresa. Además, permitirá optimizar la productividad, la organización y el seguimiento de todos los empleados.

Alfresco

Esta solución de gestión documental de código abierto de Alfresco permite controlar el contenido de la empresa, a través de un gobierno de la información integrado y con una garantía de cumplimiento del RGPD. 

Con su implementación obtendrás beneficios empresariales y optimizarás la productividad con un sistema de gestión de documentos empresariales.

Funcionalidades

Alfresco presenta la opción de instalarse en oficina o en la nube. Si hacemos referencia a las funcionalidades de este software de gestión documental, encontramos las siguientes:

• Funciones de búsqueda. Ofrece sugerencias de búsqueda instantánea y filtros que permiten recuperar contenido relevante, de manera rápida y sencilla.
• Clasificación de documentos en carpetas inteligentes. Permiten agrupar los ficheros dependiendo de lo que son y no de dónde están almacenados, facilitando así la búsqueda. Podrás clasificarlos dependiendo de múltiples criterios, propiedades y características.
• Gestión de documentos digitales. Podrás acceder, gestionar y hacer un seguimiento de documentos digitales e imágenes electrónicas de la información en papel que ha sido capturado gracias a la tecnología de escaneo de documento, o que ha sido ingerido como documento digital.
• Gestión de registros y de contenidos web y extracción de metadatos de los documentos.
• Búsquedas por contenido, metadatos o categorías. Asimismo, permite la colaboración en documentos con otros usuarios.
• Control de versión y edición de documentos y auditoría. Debido a la gestión de versiones del documento, el seguimiento de los documentos es simplificado y se protege el fichero.
• Automatización de tareas. Es posible la automatización de distintas tareas de la empresa como: conversión, formato o envíos. Esto agilizará el flujo de trabajo.
• Creación y definición de flujos de trabajo. Simplificará la revisión y aprobación de los documentos. Asimismo,  las definiciones de procesos personalizadas agilizarán las actividades relacionadas con el contenido.
• Permisos de acceso. Presenta seguridad por usuarios, roles y carpetas. Gracias a los permisos de acceso que se aplican en los ficheros y carpetas, se puede controlar quién los ve, modificarlos y eliminarlos.
• Gestión de documentos de archivo. La gestión automática de documentos de archivo, optimiza y demuestra el cumplimiento de las políticas de gobierno de la información durante el ciclo de vida del documento.

Alfresco ofrece múltiples funcionalidades que te permitirán gestionar y automatizar toda la información. Además, permite el envío automático de emails, indexar documentos y la conversión automática de formatos. Una solución muy completa.

Beneficios

Algunos de los beneficios de este software de código abierto son:

Metodología Implantación y Equipo Consultoría

Este software de gestión documental cuenta con un alojamiento en la nube, on premise o híbrido y con un periodo de prueba de hasta 30 días y, además está disponible para cualquier número de usuarios, esto quiere decir que no tendrás que pagar más si nuevos usuarios se incorporan al sistema.

Podrás contar con la ayuda de profesionales a través de correo electrónico o del apartado de resolución de dudas (preguntas frecuentes) para resolver cualquier gestión o necesidad.

Conclusión

La implementación de este software será de gran utilidad, ya que los documentos y la información serán más fáciles de encontrar, permitiendo así optimizar el tiempo y centrarse en las funciones y tareas importantes en lugar de buscar activos digitales en repositorios o sitios. 

Athento

Athento es un software de gestión documental inteligente con el que podrás impulsar tus procesos documentales para que así sean más rápidos y eficaces. Asimismo, permitirá resolver diferentes problemáticas dentro de una organización relacionadas con documentos.  

La implementación de este software podrá ayudar a cualquier empresa de cualquier sector y aportará múltiples beneficios gracias a sus funcionalidades.

Funcionalidades

Athento presenta distintas funcionalidades como:

• Procesos digitales. Servirá para implementar circuitos digitales de gestión de documentos, solicitudes, casos y trámites.
• Almacenamiento, organización y disponibilización de documentos que soportan los procesos de negocio y la memoria corporativa.
• Recepción y distribución de documentos.  Recepción y envío de documentos a usuarios internos o externos.
• Producción de documentos. Podrás componer documentos PDF a partir de datos almacenados y plantillas.
• Captura de documentos. Clasificación automática y extracción de datos del contenido de los documentos.
• Gestión de cualquier tipo de expediente y de siniestros para aseguradoras.
• Registro de entrada/Radicación de Correspondencia/Mesa de entrada y procesos de Onboarding de clientes.

Gracias a su implementación, podrás cubrir distintos procesos de tu empresa y resolver de forma inmediata cualquier problemática.

Beneficios

Los principales beneficios que te aportará el software de gestión documental inteligente de Athento son:

Como habrás podido observar, este software de gestión documental aporta beneficios y ventajas que harán que tus procesos documentales sean optimizados, ofreciendo una mayor productividad y eficacia a la empresa.

Metodología Implantación y Equipo Consultoría

Athento cuenta con distintos planes dependiendo de las necesidades de la empresa y el número de usuarios Además, cuenta con una demo gratuita para probar el software.

Podrás consultar con profesionales cualquier duda y contar tus necesidades específicas de soporte, seguridad o funcionalidad. Asimismo,  podrás encontrar un apartado de preguntas frecuentes para resolver cualquier pregunta o duda.

Conclusión

Se trata de una plataforma con contenido versátil, potente e inteligente que permite la automatización y gestión de documentos y, asimismo, construir espacios y flujos de trabajo digitales gracias a la integración de procesos, documentos y datos.  

Athento es versátil, rápido y te ayudará a realizar los procesos y la gestión de documentos de manera óptima.

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