El cambio de ERP o la implantación de un nuevo sistema de gestión en la empresa supone la mayoría de las veces un cambio radical que no sólo afecta a la parte técnica sino también a la forma en que las diferentes personas de cada departamento realizan su trabajo. Seleccionar el software adecuado es importante pero tanto o más lo es la selección del implantador que os guiará a través de todo el proceso por lo que nos permitimos la licencia de daros unas pautas que os ayudarán a tomar la decisión óptima.
1.- Antes de iniciar el proceso de selección, define tus necesidades y objetivos
Antes siquiera del primer contacto con las diferentes empresas que pueden ofrecerte una solución, identifica los puntos de mejora en cada uno de los departamentos de tu empresa. Detecta todas aquellas tareas repetitivas, sin valor añadido que suponen una pérdida importante de tiempo para tus empleados. Mira de qué forma estas tareas podrían ser automatizadas o realizadas de forma mucho más productiva.
Una vez obtenida esta lista, inicia el proceso de selección buscando el software que podría ayudarte y planifica reuniones con los diferentes implantadores para que te enseñen cómo funciona su software. En estas «demos», ve directo al foco y solicita que te enseñen cómo resuelve su ERP estos problemas. Dirige la dinámica de la demo y no permitas que los comerciales te abrumen con gran cantidad de información. Si hay muchos puntos que intentan no abordar o hay demasiados problemas que no puedan resolver, desconfía.
En principio, una gran mayoría de los ERPs actuales cubren muchos de los procesos de cualquier sector y también existen verticales desarrollados para sectores específicos que podrían ser adecuados para tu empresa. También debes tener en cuenta si la solución por la que te vas a decidir permite la realización de desarrollos a medida con los que puedas adaptar la solución no sólo a tu sector sino también a las necesidades específicas de cualquier empresa.
2.- La propuesta económica y de implantación
La propuesta es el documento donde el implantador incluye toda la información relevante relativa al proyecto y a las condiciones económicas del mismo. Las propuestas se caracterizan por ser documentos muy extensos de varios folios donde a veces la información válida está oculta o no muy visible a ojos del cliente por lo que no queda claro lo que está o no incluido dentro del alcance del contrato, por tanto, para que una propuesta sea válida debe incluir como mínimo las siguientes partidas, de forma clara y concisa.
- Instalación: puede ser tanto en máquina propia como en hosting alquilado o en SAAS.
- FORMACION: Este es un punto crítico en cualquier implantación. Sin esta partida, no sabrás cómo sacar el mayor partido al sistema. Es indispensable que en la propuesta se identifique perfectamente cuantas horas/sesiones/jornadas están incluidas en el precio. Además, es muy recomendable asegurarse de los conocimientos del consultor asignado al proyecto tanto en herramienta en sí como en el tipo de industria a la que pertenece tu empresa.
- Migración de datos: Lo habitual es que la empresa requiera traer datos de otros sistemas que se hayan estado utilizando hasta el momento tanto sea un excel, otro ERP, una tienda online o cualquier otro sistema informático. La propuesta debe mostrar si la migración de al menos datos maestros como clientes, proveedores, direcciones y datos de contacto, catálogo de productos, listas de materiales u otros está o no incluida.
- Adaptaciones de informes: Otra partida habitual en una implantación es la personalización o adaptación de los informes a su imagen corporativa. Se considera que son un informe:
– Documentos que se puedan imprimir o enviar por correo desde la aplicación a clientes, proveedores o terceros (pedidos, facturas, albaranes)
– Documentos internos de la empresa (órdenes de trabajo, hojas de horas, hojas de gasto.. )
– Informes estadísticos, indicadores o KPIs
- Desarrollos a medida: Hay sistemas que permiten personalizarlos o adaptarlos a medida a la empresa pero es habitual que el detalle de las personalizaciones a nivel de programación no se incluyan en la propuesta.
3.- La selección
Y entre todas las propuestas recibidas ¿como valoramos la más adecuada? ¿qué puntos debemos mirar?
Recomendaríamos que a priori, se descarten aquellas que no incluyan el alcance funcional del proyecto, la propuesta económica, una metodología de implantación, la duración del proyecto y el equipo que proponen.
Por otro lado, podríamos descartar las que eviten hablar de los consultores o personas asignadas al proyecto, los que son muy caros o excesivamente baratos, los que a nivel funcional no solucionan muchos de los puntos solicitados.
4.- Mantenimiento posterior
Estimar los costes de mantenimiento y los conceptos o partidas que están incluidos en él, una vez finalizada la fase de implantación es también importante. Hay que clarificar qué puntos incluye y a qué precio se ofrece.
- Se incluye o no un servicio de atención al cliente mediante correo electrónico, teléfono o skype.
- El servicio incluye únicamente resolución de problemas técnicos o también servicios de resolución de dudas o problemas funcionales
- Incluye o no mantenimiento del servidor
- Incluye o no la posibilidad de adaptaciones evolutivas del software a nivel de nuevos desarrollos
- Existe un coste por usuario, por funcionalidad, por módulo, por área…
- La forma de pago es anual, mensual? Existen descuentos por pronto pago o varios años?
5.- Servicios y valoraciones adicionales
En el mundo del software empresarial existen grandes profesionales pero también, cada vez más, surgen empresas de la nada que con una web llamativa y mucha labia ofrecen una imagen que no se corresponde con la realidad de su falta de experiencia o equipo para llevar a éxito una implantación real.
Algunos criterios más que pueden ayudarte a tomar la decisión correcta podrían ser:
- Referencias reales de implantaciones en empresas del mismo sector
- Fecha en la que empezaron a ofrecer servicios o a implementar la solución
- Ramas de desarrollo de las que son autores y número de módulos que se incluyen en ellas
- Soluciones verticales que pueden ofertar y plataformas de formación online o videotutoriales para el uso y manejo de dichas soluciones
- Canales de video o screenshots donde muestran la solución
- Calidad de la demo realizada
- Capacidad de entender la problemática específica del cliente y empatía con dicha problemática
- Acceso a un entorno de demo completamente funcional que incluya las soluciones ofrecidas, donde se pueda evaluar la funcionalidad ofertada incluso (y sobre todo) antes de firmar ningún contrato.
Esperando que los consejos dados os sirvan para la realización de una perfecta selección de proveedores y os lleve a elegir al más adecuado a vosotros
Cordiales saludos:
Ana