Importancia de los autoservicios en el software ERP

Los módulos de autoservicios o portales son una de las herramientas menos explotadas por las empresas y que más beneficios pueden aportar a la organización en la reducción de tiempos de respuesta a múltiples requerimientos y la disminución de costos laborales a través de la automatización de los procesos de entregas y recepción de transacciones.

Cuando hablamos de autoservicios en el Software ERP podemos enumerar los siguientes módulos o componentes:

1. Módulo de Nomina y RRHH
   1. Autoservicio de empleados o trabajadores (preferiblemente móvil)
   2. Autoservicio para Supervisores (Versión Web), en la mayoría de los casos serán estaciones de trabajo dentro de la fábrica o planta.
2. Módulo de Ventas
   1. Autoservicio para clientes (Web y móvil)
   2. Autoservicio para la Fuerza de Ventas (Web y móvil)
   3. Consultas de precios para clientes en Retail
3. Módulo de Compras
   1. Autoservicio para Proveedores
4. Módulo de Contabilidad
   1. Accesos controlados para Contadores externos u outsourcing

Entre los beneficios que aportan los autoservicios o portales tenemos:

1. Los tiempos de respuesta pasan a ser casi inmediatos al no depender de la cola de servicio de una persona en un puesto de determinado departamento en la empresa.
2. La empresa ahorra las horas hombre destinadas a entregar soluciones a dichos requerimientos.
3. Acerca aún más las relaciones de negocio con clientes y proveedores contribuyendo a la fidelización de los mismos.

Las siguientes son características generales que estos autoservicios o portales deberían de tener:

1. Estar 100% en la nube y disponibles las 24 horas del día
2. No estar asociados a procesos de sincronización o bases de datos de terceros
3. Las interfaces deben ser amigables e intuitivas debido al perfil de los diferentes usuarios que la consumirán
4. Se deben poder consumir mediante un navegador web estándar sin necesidad de instalar clientes intermedios o complicados y engorrosos procesos de instalación.
5. Los recursos a nivel de hardware que requiere deben ser los mismos que actualmente tiene el usuario (clientes, proveedores, trabajadores, supervisores o la fuerza de ventas); esto es, el usuario no debería incurrir en costos adicionales en ampliar o cambiar memorias RAM, procesadores o contratar conexiones a internet especiales.

Las principales funcionalidades por cada usuario consumidor de las soluciones deberían ser:

1. Clientes: Edición de datos básicos de contacto, verificación de estado de cuenta, consulta de existencias y precios, registro de cotizaciones o pedidos.
2. Proveedores: Edición de datos básicos de contacto, verificación de estado de cuenta, descarga de comprobantes de retenciones fiscales, consulta de existencias para la colocación de ofertas, registro de presupuestos y validación de requisiciones de materiales.
3. Trabajadores y Supervisores: Consulta de datos básicos, reimpresión de los recibos de pago de nómina, consulta de prestaciones e intereses sobre prestaciones, verificación de vacaciones disfrutadas o por disfrutar, saldo de préstamos pendientes, registro de viáticos en tiempo real, carga de solicitudes varias como uniformes y materiales.
4. Fuerza de Ventas: Rutas o recorridos de ventas, verificación de saldos y datos de clientes, validación de existencias y precios en tiempo real o desconectado (móvil), carga de cobranza, cotizaciones, pedidos y facturación de clientes.

Con respecto a la seguridad de dichas soluciones es importante mencionar:

1. Por cada módulo deberían existir filtros elásticos y personalizables en cuanto a la cantidad de registros que ven y poder configurar la confidencialidad de la información.
2. Las conexiones de todos los consumidores de estos servicios deben estar encriptados a través de certificados de seguridad (conexiones seguras).
3. Según las políticas de cada empresa se deberían poder ejecutar filtros por direcciones IP, restricciones por horario de acceso y hasta la autenticación por hardware a través de llaves HASP o dispositivos similares.
4. Los accesos y configuraciones deben ser validadas antes de ser entregadas a quien la va a consumir, se debe validar con los permisos de esos usuarios que información verán.
5. Es recomendable ejecutar un reseteo periódico de las contraseñas de acceso de los diferentes usuarios y que el acceso este condicionado al estatus del mismo; por ejemplo: al inactivar o suspender a un cliente queda bloqueado inmediatamente su acceso al portal de clientes.
6. Debe guardar auditorías y trazas de todas las transacciones y cambios que hayan podido ejecutar dichos usuarios externos.

En resumen podemos afirmar que los autoservicios o portales son poderosas herramientas tecnológicas de las cuales todas las empresas deben servirse para acercar la información a sus consumidores y optimizar costos asociados a estos procesos.

Jose Paredes
Coordinador SAC
Factory Soft