Un software Business Intelligence permite el acceso y registro de los datos de la empresa y los transforma en información de valor, optimizando así la productividad y eficiencia del negocio, y combinando datos internos y externos. También, toda la información y los datos de la empresa estarán centralizados en un mismo ecosistema, pudiendo acceder a estos en tiempo real.
Actualmente, la información de una empresa es muy importante y valiosa. Implementar un software que permita gestionar, administrar y organizar toda la información y datos que una empresa presenta y genera debido a su actividad es esencial. Gracias a un software Business Intelligence y la información obtenida a través de este, podrás mejorar la productividad, la eficiencia y la rentabilidad de la empresa.
Pero, si todavía no sabes qué es un software Business Intelligence, sus funcionalidades y sus múltiples beneficios, en este post encontrarás todo lo que debes saber.
¿Qué es un software Business Intelligence?
Empecemos por el principio.
Un software Business Intelligence es una herramienta que permite la automatización del registro de los datos del negocio, y lo transforma en información de valor, mejorando y optimizando así la toma de decisiones.
El Business Intelligence (BI), además de transformar los datos de la empresa y obtener beneficios como la optimización de la productividad de la empresa, combina datos internos (datos generados por la actividad interna del negocio) de producción, ventas, etc. y datos externos (sobre clientes, proveedores, etc.).
Debido a la posibilidad de analizar la información financiera y/o comercial de la empresa, podrás tomar mejores decisiones y encontrar nuevas oportunidades de negocio. Aun así, esta información y datos deberán registrarse y procesarse para transformarse en información de valor que permita su análisis. Para ello existen los software Business Intelligence, también conocidos como herramientas de inteligencia de negocio o de análisis de datos.
Podrás encontrar miles de herramientas o softwares de Business Intelligence, escoger la que mejor se adapte a tu empresa e implementarla de forma sencilla.
Funcionalidades
Este tipo de software, además de permitir recopilar, procesar y analizar los datos en información de valor para mejorar el rendimiento de la empresa, también permite crear un ecosistema con todos los datos y toda la información centralizada.
Las principales funcionalidades que podrás encontrar en un software Business Intelligence son:
- Organización y actualización automática de los datos de la empresa. La información es centralizada en un punto de acceso para su posterior análisis de negocio y seguimiento de KPIs.
- Los datos son representados como información estructurada en un cuadro de mando (o dashboard), junto a gráficos, tablas dinámicas y reporting para poder realizar su análisis.
- Identificación de oportunidades de negocio y establecimiento de estrategias empresariales efectivas, basadas en informes objetivos.
- Sistema de alertas y procesamiento de respuestas rápidas a preguntas y consultas formuladas de lenguaje natural o de conversación.
- Procesamiento y análisis de datos en tiempo real para la obtención de una visión completa del negocio y la detección de nuevas oportunidades.
- Identificación de patrones y tendencias a partir de los datos generados en los procesos de negocio, convirtiéndolos posteriormente en información de valor.
- Creación de informes y tableros personalizados, junto a los KPIs principales. Además, permite la exploración de datos y un análisis predictivo de futuras tendencias.
- Procesos de análisis online, procesamiento de eventos complejos y gestión del desempeño empresarial. Asimismo, permite crear un benchmarking (análisis de los procesos, productos y/o servicios de otras áreas de la empresa).
- Objetivos de venta y de marketing. Análisis en profundidad del mercado objetivo, las necesidades y las tendencias que ayudarán a incrementar las ventas y el desempeño.
Pasos a seguir del software Business Intelligence
Estos softwares funcionan siguiendo los siguientes pasos:
1-Acceso y visualización de datos. | 2-Interactuar con estos datos. | 3-Analizar y descubrir información significativa beneficiosa para el negocio. | 4-Compartir esta información con el equipo para una mayor implementación. | 5-Organización y gestión de datos valiosos para tomar mejores decisiones comerciales, junto a una planificación futura. |
Herramientas de Business Intelligence
Las herramientas de Business Intelligence o de Inteligencia Empresarial, cuentan con soluciones de software que permiten recopilar y analizar un gran volumen de datos no estructurados (datos brutos) y estos provienen de distintas fuentes.
Posteriormente, estas herramientas transforman todos estos datos en información que es convertida en informes, cuadros de mando y gráficas, facilitando así el análisis de estos.
Actualmente, no solo las grandes empresas tienen acceso a un software Business Intelligence, también pueden ser implementados en cualquier empresa, independientemente de su tamaño o volumen de información. Solamente es necesario invertir en la adquisición de las licencias, sin equipos especializados muy costosos u otros tipos de hardware.
Podrás contar con un servicio de reportes y dashboards específico y personalizado acorde con tus necesidades, sin importar el tipo de empresa.
Existen distintas soluciones que varían dependiendo de su función. Estas se clasifican en tres tipos de herramientas:
-Herramientas de gestión:
El objetivo principal de estas herramientas se centra en almacenar, estructurar y distribuir todos los datos de la empresa u organización. Son especialmente importantes en el análisis de factores y variables.
-Herramientas de investigación:
Son las encargadas de obtener nueva información, analizarla, gestionarla y, posteriormente, desarrollar propuestas de futuro debido a la ayuda de la inteligencia artificial, junto con la base de datos que ya ofrecen estas.
-Herramientas de reporte:
Este tipo de herramientas se enfocan, principalmente, en la recopilación de datos que, una vez han sido analizados y organizados, son utilizados más tarde para crear un reporte basado en los resultados descargados de forma sencilla, clara y útil.
Algunas de las ventajas de estas herramientas de Business Intelligence son:
- El trabajo en equipo se verá enormemente optimizado.
- La inversión de tiempo dedicado a la tarea disminuirá; gracias a la ayuda del software, optimizarás de tal forma el trabajo que dejarás de invertir horas y horas en recopilación y análisis de datos.
- La automatización de los procesos (creación de informes y reportes) te permitirá dejar de hacer reportes manualmente, ya que estas herramientas harán el trabajo por ti, consiguiendo optimizar y ahorrarte tiempo para dedicarlo en otras tareas de tu día a día.
- La seguridad y protección de datos se verá aumentada considerablemente. Estas herramientas garantizan un sistema de seguridad de datos que evitan filtraciones de información hacía otras redes o servidores, a través de un sistema de redes cifrado. Por lo tanto, invertir en estos sistemas es invertir la protección de los datos de tu empresa.
10 beneficios del software Business Intelligence
Pero, ¿cuáles son los principales beneficios que obtendrás a través de la implementación de un software Business Intelligence?
A continuación te contamos 10 ventajas de las que se beneficiará tu empresa:
1. Optimización de la toma de decisiones:
Debido a la centralización de los datos y el acceso a ellos en tiempo real a través de reportes y analíticas, resultará más rápido y sencillo la toma de decisiones y la adaptación a nuevos cambios en el mercado.
2. Mejora de la gestión presupuestaria:
Gracias a la utilización de un software Business Intelligence, el departamento financiero podrá buscar distintas formas de ahorro y tendrán la posibilidad de analizar los proyectos y los costes de estos. Asimismo, podrán acceder a un plan de gastos y así tener un mayor control.
3. Proyecciones seguras de futuro:
Te permitirá, a través de datos objetivos, optimizar los procesos de la empresa y realizar proyecciones seguras de futuro. Además, podrás visualizar procesos que estén o no funcionando, ahorrar costes, detectar cualquier fallo o error, recibir alertas inteligentes que podrán ayudarte a reaccionar al instante, y elegir las estrategias más rentables para tu negocio.
4. Mayor conocimiento de los clientes o consumidores:
Obtendrás una perspectiva que te ofrecerá un mayor conocimiento de los consumidores o clientes y de las ventas. Gracias a la utilización de este software y las herramientas de análisis de datos, podrás extraerlos y saber qué usuarios aportan un mayor beneficio a la empresa. Obtendrás patrones como el sector al que pertenece, el tipo de empresa, etc. y el equipo comercial podrá centrar todo su tiempo y esfuerzo en atraer nuevos clientes parecidos.
5. Anticipación a la demanda:
Asegurarás una mayor seguridad a la hora de lanzar nuevos productos al mercado. Al saber qué clientes o consumidores son los que aportan mayor beneficio a la empresa y cuáles son sus necesidades reales, podrás anticiparte a la demanda y lanzar productos o servicios que sabes 100% que tendrán una buena acogida.
6. Centralización de datos:
Centraliza todos los datos importantes de la empresa, de distintos puntos finales como: portales, CRM, ERP, bases de datos, archivos planos, API, etc.
7. Sencillez en la gestión y en los procesos:
Resultará muy sencillo crear análisis de autoservicio, ya que estos softwares cuentan con herramientas claras y fáciles de utilizar, pudiendo generar informes sin mucho esfuerzo y, también, pudiendo realizar consultas.
8. Optimización del tiempo:
Debido a la automatización de los procesos y las tareas, podrás ahorrar tiempo, haciendo uso de un panel interactivo y contando con un dashboard o cuadro de mandos, con toda la información y datos de la empresa centralizados. Además, al optimizar los procesos administrativos, tomarás las mejores decisiones de cada área o departamento, incrementando la productividad y optimizando el tiempo de búsquedas.
9. Tableros e informes personalizados:
Podrás personalizar tus tableros o dashboards, destacando los indicadores más importantes de forma sencilla. Asimismo, podrás acceder a informes y tableros personalizados de cada departamento al que podrán acceder los responsables en todo momento, para así supervisar los indicadores clave (KPI) utilizando una variedad de fuentes de datos, es decir, datos financieros, de operaciones y de ventas. La mayoría de reportes de KPIs son fáciles de leer e incluyen gráficos, tablas y cuadros.
Podrás acceder a los tableros para generar informes en tiempo real y hacer uso de los datos más relevantes, para que así la empresa pueda actuar rápidamente.
10. Datos en tiempo real:
Es posible acceder a toda la información y a todos los datos de la empresa en tiempo real, en un mismo sitio. De esta manera, las decisiones se basarán en estos datos, teniendo una visión más completa y amplia del negocio y agilizando los procesos de toma de decisiones.
Otras ventajas
Además de estos principales beneficios, también podrás obtener las siguientes ventajas:
-Productividad de los empleados:
Podrás medir la productividad de tus empleados, los ingresos, el éxito general de la empresa y el rendimiento de cada departamento o área.
Descubrirás las debilidades y fortalezas debido al software Business Intelligence, ya que ayudan a los negocios a ver y entender qué funciona y qué no. Asimismo, a través de un dashboard para ejecutivos y CEOs, podrás realizar un seguimiento de las métricas y ayudar a los ejecutivos que están ocupados a mantenerse actualizados con los KPIs más importantes.
-Análisis competitivo:
La posibilidad de manejar una gran cantidad de datos de la empresa es una ventaja competitiva. Debido al presupuesto, planificación y previsión, podrás mantenerte por delante de la competencia. La empresa podrá mantener un seguimiento de las ventas, el rendimiento de marketing de los competidores y aprender a diferenciar los productos y servicios.
-Incremento de la eficiencia operativa:
La eficiencia operativa se optimizará debido a la unificación de distintas fuentes de datos que ayudarán a la organización general de la empresa y de esta forma, los gerentes y empleados emplearán menos tiempo rastreando información y se centrará en la producción de informes precisos.
Gracias a la información actualizada, los empleados se centrarán en los objetivos establecidos a corto y largo plazo, y podrán analizar el impacto de sus decisiones.
-Aumento de ingresos:
El aumento de los ingresos de una empresa es fundamental, por ello las herramientas de Business Intelligence podrán ayudar a las empresas a saber y comprender cuáles son las debilidades y fortalezas del negocio.
Los ingresos incrementarán debido a la observación de los competidores, la mejora de operaciones y la escucha de los clientes.
-Menores márgenes:
Los márgenes de beneficios también son importantes para las empresas. Gracias a las herramientas de Business Intelligence, podrás analizar las ineficiencias y expandirlos. Los datos de venta resultan de gran ayuda para las empresas, de forma que consiguen entender a los clientes y a capacitar sus equipos de ventas para crear mejores estrategias acerca de dónde invertir los presupuestos.
Conclusión
Como habrás podido observar, obtendrás muchos beneficios y ventajas al implementar un software Business Intelligence. Lograrás optimizar todos los procesos de cada área o departamento de la empresa y podrás conseguir un crecimiento de tu negocio.
Además, tendrás acceso a todos los datos cruciales de la organización de forma centralizada, en tiempo real, manteniendo así un control de todos los aspectos de la empresa.
Solamente tendrás qué decidir implementar un software Business Intelligence y escoger el que mejor se adapte a tu negocio.